Quando si pensa ad un ufficio si immagina che basti avere una certa quantità di cancelleria a disposizione per farlo funzionare e che tutto andrà bene. Qualche raccoglitore, carta per stampanti, penne, uno o più computer, una calcolatrice e si può iniziare a lavorare. In realtà, anche per allestire uno spazio di lavoro a casa propria, é vero che quanto sopra basta per avviare le cose, ma dopo appena qualche giorno ci si rende conto che fra i prodotti da ufficio ci sono molte più forniture in realtà indispensabili. Partire dalla cancelleria e dagli oggetti consumabili (prima di tutto carta per vari usi) è un'ottima idea, ma anche solo come oggetti per scrivere non ci sono solo le penne; in base al tipo di ufficio serviranno anche matite, evidenziatori, pennarelli cancellabili per lavagne, gomme, e poi post-it, evidenziatori, agende di carta, quaderni e materiale per archiviazione. E questo é solo il lato dell'attività che si fa "a mano", ma per sfruttare i computer al massimo delle potenzialità serviranno fogli per la stampa - anche di formati diversi - stampanti, memorie portatili e molti altri oggetti.
Organizzare lo spazio Per allestire dal nulla il luogo di lavoro, prima di tutto ci vogliono gli arredi: bisogna pensare all'ingombro degli scaffali e della postazione pc, alla posizione della luce (é come minimo fastidioso averla alle spalle mentre si scrive) e alla probabile quantità di oggetti da impiegare ogni giorno, e sfruttare lo spazio anche in altezza. Sui ripiani più alti si possono ad esempio tenere quei prodotti per l'ufficio che si usano meno di frequente, e prevedere di comprare un cavo e una ciabatta in più, un mouse e un tappetino di ricambio, un faldone più dello stretto necessario e così via. Soprattutto, tra le forniture per ufficio vanno messi anche dei prodotti per la pulizia - gli incidenti capitano - e per la manutenzione dei macchinari. Meglio tenere ad esempio anche una calcolatrice, una piccola scorta di materiale consumabile per i computer, le stampanti e le fotocopiatrici (memorie, cd, inchiostri e toner, carta...). Visto il pericolo del lasciare i cavi in vista e in disordine (é anche brutto da vedere), fra i prodotti per ufficio a prima vista marginali e in realtà indispensabili ci sono anche i materiali che servono a tenerli raggruppati e nascosti. Dunque, per organizzare un ufficio non basta la sola cancelleria. Come orientarsi Il luogo di lavoro é - dopo la casa - quello in cui si passa più tempo e bisogna pensare di crearvi delle condizioni che lo rendano il più possibile vivibile. Persino le cialde per il caffè, i piatti e le posate di carta, i tovaglioli usa e getta e i detergenti per il bagno fanno parte della necessaria fornitura dei prodotti per ufficio. Anche se non servono al lavoro di per sé, farne a meno é seccante e nel lungo periodo la loro mancanza incide anche sul rendimento. Alcuni negozi sono specializzati nella vendita di tutto quello che serve per fare funzionare bene un ufficio e potrebbe - specie per ambienti piuttosto grandi - essere pratico comprare il necessario da loro, anche se naturalmente dipende dal singolo caso.
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Novembre 2017
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